Hinweise zur elektronischen Rechnungsstellung
Die Stadtwerke Zittau GmbH akzeptiert elektronische Rechnungen (E-Rechnungen), sowohl im XML-Format als auch im PDF-Format, von Dienstleistern und Lieferanten.
XML-Format
Wir verarbeiten folgende strukturierte Datenformate:
- XRechnung
- ZUGFeRD,
sofern sie der DIN EN 16931 entsprechen.
Anforderungen beim Versand Ihrer elektronischen Rechnung per E-Mail im XML-Format (XRechnung oder ZUGFeRD):
- Bitte stellen Sie sicher, dass bei der Erstellung der E-Rechnung alle erforderlichen Rechnungsangaben vollständig und korrekt in den vorgesehenen Feldern hinterlegt sind.
- Pro E-Mail darf nur eine Rechnung übermittelt werden.
- Die b4-Leitweg-ID der Stadtwerke Zittau GmbH muss in jeder Rechnung angegeben werden: 661-0001090775316-30
- Anlagen sind gemäß gesetzlichen Vorgaben als Base64-codierter Text direkt im XMLDokument der XRechnung einzubetten.
- Senden Sie die E-Rechnung ausschließlich als XML-Datei und verzichten Sie auf zusätzliche PDF-Versionen.
- Hinweis: Zur Prüfung der DIN-Konformität stehen online verschiedene kostenlose Validatoren zur Verfügung.
PDF-Format
Neben der oben aufgeführten E-Rechnungsformaten nehmen wir auch herkömmliche Rechnungen auf elektronischem Weg entgegen.
Anforderungen beim Versand Ihrer herkömmlichen Rechnung per E-Mail im PDF-Format:
- Pro E-Mail darf nur eine Rechnung übermittelt werden.
- Ein Anhang kann als zweites PDF-Dokument beigefügt werden und muss eindeutig als „Anlage“ oder „Anhang“ gekennzeichnet sein.
- Das Rechnungsdokument muss zwingend eines der folgenden Schlagworte enthalten: „Rechnung“, „Invoice“, „Gutschrift“, „Anzahlung“, „Bescheid“ oder „Vertrag“.
- Die E-Mail muss unverschlüsselt sein und darf nicht digital signiert werden.
- Inhalte der E-Mail selbst werden nicht verarbeitet; alle relevanten Angaben müssen in der übermittelten Datei enthalten sein.
- Bitte senden Sie Dokumente nicht mehrfach ohne Aufforderung.
- Die Gesamtgröße der E-Mail inklusive Anhängen darf 20 MB nicht überschreiten.